豊後大野市立学校文書取扱規程

○豊後大野市立学校文書取扱規程

令和6年3月27日

教育委員会訓令第3号

豊後大野市立学校文書取扱規程の全部を改正する。

第1章　総則(第1条・第2条)

第2章　組織(第3条・第4条)

第3章　文書の種類(第5条・第6条)

第4章　往復文書

第1節　往復文書の収受(第7条)

第2節　往復文書の処理(第8条―第11条)

第3節　往復文書の起案及び決裁(第12条―第16条)

第4節　往復文書の発送(第17条)

第5章　校内文書(第18条―第20条)

第6章　表簿(第21条)

第7章　文書の保管及び保存(第22条―第24条)

第8章　文書の閲覧(第25条)

第9章　文書の廃棄(第26条)

第10章　雑則(第27条・第28条)

附則

第1章　総則

(目的)

第1条　この訓令は、豊後大野市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)及び学校支援センター(以下「センター」という。)における学校文書の取扱い及び管理に関する基本的事項を定め、文書事務の適正かつ効率的な処理を図ることを目的とする。

(文書による事務処理の原則)

第2条　文書は、常に丁寧に扱い、正確かつ迅速に処理し、事務が能率的に行われるようにしなければならない。

2　個人情報等に関する文書は、特に注意して取り扱わなければならない。

第2章　組織

(文書管理者)

第3条　学校及びセンターに文書管理者を置く。

2　文書管理者は、校長及びセンター所長をもって充てる。

3　文書管理者は、文書に関する事務を統括する。

4　文書管理者は、学校及びセンターにおける文書事務が文書取扱いの原則に従って行われるよう努めなければならない。

(文書取扱者)

第4条　学校及びセンターに文書取扱者を置く。

2　文書取扱者は、学校事務職員等をもって充てる。ただし、学校事務職員等が不在の学校にあっては、文書管理者が指定した職員をもって充てる。

3　文書取扱者は、文書管理者の監督を受け、次の各号に掲げる事務を行うものとする。

(1)　文書の収受及び発送に関すること。

(2)　文書の審査に関すること。

(3)　文書の保管、保存及び廃棄に関すること。

(4)　文書事務の指導及び改善に関すること。

(5)　その他文書事務に関すること。

第3章　文書の種類

(文書の種類)

第5条　文書の種類は、次のとおりとする。

(1)　往復文書　校務上往復する書類及びこれに類する記録物一切

(2)　校内文書　学校内部で作成し、使用する書類及びこれに類する記録物一切

(3)　表簿　学校教育法施行規則(昭和22年文部省令第11号)第28条及び豊後大野市立学校管理運営規則(平成17年豊後大野市教育委員会規則第10号)第34条に規定する備付表簿その他法令により規定するもの

(文書分類基準表)

第6条　文書は、豊後大野市立学校文書分類大・中分類表(別表第1)により分類するものとする。

第4章　往復文書

第1節　往復文書の収受

(往復文書の記号及び番号)

第7条　学校に到達した文書は、文書取扱者が収受し、次に掲げるところにより速やかに処理しなければならない。

(1)　収受した文書(以下「収受文書」という。)は、受付印(様式第1号)を上部余白に押し、文書番号、受付年月日及び分類番号等必要事項を記載のうえ、往復文書処理簿(様式第2号)に登載する。ただし、軽易な文書は、往復文書処理簿への登載を省略することができる。

(2)　親展文書は、開封せずに直ちに名あて人に配布する。親展文書の配布を受けた者は、当該文書を開封した後、前の手続きを要するものであるときは、直ちに文書取扱者に返付し、当該手続きをとらなければならない。

(3)　センターが一括して受付を行い、学校宛発送する文書(以下「センター収受文書」という。)については、センター収受文書用往復文書処理簿に登載し、所属用往復文書処理簿への登載は、不要とする。

(4)　収受文書は、豊後大野市立学校文書分類基準表(別表第1(その1))の中分類に基づいて分類するものとする。

第2節　往復文書の処理

(供覧)

第8条　閲覧に供する収受文書は、上欄の受付印の左隣に供覧印(様式第3号)を押し、供覧する。

(配布)

第9条　供覧後の文書は、文書取扱者が校務の分掌により定められた職員(以下「担当者」という。)に配布する。

(処理)

第10条　担当者は、文書を配布されたときは、関係職員と協議の上、速やかに処理しなければならない。

(回収)

第11条　事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)は、文書取扱者が回収する。

第3節　往復文書の起案及び決裁

(文書の起案)

第12条　担当者は、法令の規定等に基づき回答、報告、申請又は届けを要する文書その他必要な文書を、所定の時期に、所定の様式に従って起案しなければならない。

2　文書取扱者は、前項の規定により起案した文書(以下「起案文書」という。)に決裁伺印(様式第4号)を上部余白に押さなければならない。

(回議)

第13条　担当者は、起案文書に必要に応じて関係資料を添付し、これを回議しなければならない。この場合において、その起案文書の内容が校務運営上特に重要であるときは、持回りにより回議しなければならない。

(決裁)

第14条　起案文書は、校長又は所長の決裁を受けなければならない。

(浄書)

第15条　決裁が終了した文書は、担当者が速やかに浄書し、文書取扱者の審査を受けなければならない。

(公印の押印)

第16条　発送する文書(以下「発送文書」という。)には、豊後大野市教育委員会公印規則(平成17年豊後大野市教育委員会規則第6号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書においては、左端上に「公印省略」の文字を記載することにより公印を省略することができる。

第4節　往復文書の発送

(文書の発送)

第17条　文書取扱者は、次に掲げるところにより、文書を発送するものとする。

(1)　発送文書には、学校ごとに文書記号一覧表(別表第2(その1))に定める文書記号を付し、番号は、往復文書処理簿により一連の番号を付けるものとする。その際、施設一体型小中一貫教育校については、市内宛発送する文書のみ、文書記号一覧表(別表第2(その2))に定める文書記号を付しても差し支えないこととする。

(2)　収受文書に基づき起案した発送文書の文書番号は、当該収受文書の受付文書番号を使用し一連の枝番号を付する。

(3)　決裁・審査を完了した文書については、郵送等により発送するものとする。

(4)　発送文書は、往復文書処理簿に朱書きで発送した旨を登載する。

第5章　校内文書

(校内文書の作成)

第18条　校内文書の作成に当たっては、校務分掌上の担当者が事案の関係者と十分協議し、その責任関係を明確にするために、配布期日及び係名を明記しなければならない。

(校内文書の配布)

第19条　校内文書の配布に当たっては、個人情報等その内容の保護の必要が明らかなものについては、赤インクにて「(秘)」印を押し、使用後は担当者において回収する等、特に慎重に取り扱わなければならない。

(校内文書の処理)

第20条　校内文書は、校務分掌上の担当者又は文書管理者が指定した職員が編てつするものとする。

第6章　表簿

(表簿の作成)

第21条　表簿の作成は、簿冊を作成し、その記入及び整理をすることにより行う。

2　簿冊には、年度又は暦年及び表簿名を明記しなければならない。

3　簿冊の編集は、年度又は暦年ごとに行う。

第7章　文書の保管及び保存

(文書の保管)

第22条　完結文書は、原則として、センター収受文書、所属収受文書、所属発送文書、出張要請文書又は表簿に分類し、当該事案の完結した日の属する年度終了の日まで、文書取扱者が所定の場所に分類保管し、常に閲覧できる状態にしておかなければならない。

2　出張要請文書に保管するものは、学校の担当者が参加する出張に限るものとし、それ以外の参加該当のない出張要請文書については、センター収受文書又は所属収受文書に分類保管するものとする。

3　センターは、センター収受文書のデータを、分類ごとに豊後大野市教育委員会が管理する共有フォルダに保管し、センター収受文書用往復文書処理簿とともに学校が常に検索、閲覧できる状態にしておかなければならない。

(文書の保存)

第23条　保管の完了した文書は、背表紙(様式第5号)を付して、文書管理者の定める所定の場所に、次条に定める保存年限の満了するまで保存するものとする。

2　重要な文書は施錠できる保管庫等に存する。

(保存年限)

第24条　文書の保存年限は、学校教育法施行規則(昭和22年文部省令第11条)第28条に規定するもののほか、豊後大野市立学校文書分類基準表に定める保存年限(以下「保存年限」という。)によるものとする。

2　文書分類基準表に保存年限の定めのない文書の保存年限については、当該文書の種類内容等を考慮して文書管理者が定めるものとする。

3　文書の保存年限は、文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

第8章　文書の閲覧

(文書の閲覧)

第25条　文書の閲覧については、次に掲げるところにより行うものとする。

(1)　文書を職員が閲覧する場合には、文書取扱者に申し出るものとする。

(2)　文書取扱者は、個人情報保護に関する内容の文書については特に慎重に取り扱わなければならない。

(3)　閲覧した文書は、取替え、抜き取り、訂正し、又は転貸してはならない。

(4)　その他、閲覧に際しての取扱いについては、豊後大野市立学校情報取扱規程(平成17年豊後大野市教育委員会訓令第13号)の規定により処理するものとする。

第9章　文書の廃棄

(文書の廃棄)

第26条　文書管理者は、保存年限が経過した文書を、速やかに、かつ、確実な方法で廃棄しなければならない。

第10章　雑則

(文書処理の経路)

第27条　文書処理の経路は、文書処理経路表(別表第3)に掲げるとおりとする。

(その他)

第28条　この訓令に定めるもののほか、学校文書の取扱いに関し必要な事項は、教育長が別に定める。

附則

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

別表第1(その1)(第6条、第7条関係)

豊後大野市立学校文書分類基準表(往復文書)


大分類		中分類		保存年限	内容
0	総務	01	例規通達	5
		02	調査統計	5	学校基本調査、学校調査表、児童生徒及び学級数の実数報告、年次有給休暇等報告書、公立学校の学級編成及び教職員配置等の実態調査、帰国児童生徒在籍状況等実態調査、教材費調査、就学前教育普及状況調査、交通遺児調査、卒業後の進路調査、地方教育費調査、公立学校施設実態調査、問題行動等生徒指導上の諸問題調査、人権に配慮した職務遂行計画、学校教育研究主題、児童、生徒の運動能力調査、教育の情報化の実態等に関する調査、道徳教育推進状況調査、性に関する指導実態調査、児童生徒定期健康診断の調査、産休・育休予定者調査、教員給与実態調査、児童生徒数見込み調査　等
		03	申請・届	5	公印に関する申請書、学校管理規則及び服務規程による届・申請、免許状授与申請、営利企業従事許可願、兼職承認申請、改姓届、死亡届
		04	出張要請	5
		05	市職	5	人事・服務・賃金・出張文書等、市職員に関するものを全て含む
		06	その他公文書	5	学校評価
		07	雑文書	5	各種作品募集・結果
1	財務	11	予算	5	※センターが保管している予算要求関係書については10年保存
		12	教材・理振	5
		13	交付金・補助金	5	魅力(特色)ある学校づくり補助金、ボランティア、各種大会等出場補助金、遠距離通学補助認定通知
		14	物品	5
		15	施設	5	施設使用
2	児童生徒	21	児童・生徒	5	遠距離通学生徒名簿、長期欠席生徒通知、入学予定者名簿、卒業予定者名簿
		22	就学援助	5	就学援助、生活保護、特別支援教育奨励費
		23	学籍	5	児童生徒異動及び長期欠席児童生徒報告・通知
		24	転学・転入学	5	転入学関係、学区外・区域外就学関係
		25	教科書	5	※センターで保管する納入指示、需要数報告等の控えも5年保存
3	指導	31	指導関係	5	学力向上、学力調査
		32	進路指導	5
		33	生活(生徒)指導	5
		34	特別支援教育	5
		35	その他の教育	5	人権同和教育、道徳教育、平和教育、視聴覚教育、公害・環境教育、情報教育、図書館教育、SC
		36	中体連・中文連・部活動	5
4	保健安全給食	41	保健	5	保健安全、日本スポーツ振興センター
		42	安全	5	交通安全、火災、水泳、登山、不審者情報、不審電話情報等
		43	給食	5	学校給食牛乳注文書受領書、給食、食育
5	人事給与	51	人事	5	転任関係書類送付書、人事、異動、人事評価、内申書
		52	服務	5	服務規律
		53	職専免	5
		54	免許	5	教員免許
		55	給与	5	退職手当、電算報告、特例計算
		56	昇給昇格	5
		57	旅費	5
6	福利厚生	61	共済	5
		62	児童手当	5
		63	互助会	5
		64	公務災害	5

別表第1(その2)(第6条関係)

豊後大野市立学校文書分類基準表(校内文書)


分類	番号	表簿名
総務	01	学校要覧
	02	教育課程
	03	職員会議録
	04	校内研究関係書
	05	行事予定表
	06	事務引継書
	07	PTA関係書
	08	学校評価関係書
	09	校内鍵所有者一覧表
	10	自習計画
	11	練習試合等届
	12	校外学習届
	13	職員連絡網
	14	動静表
財務	15	予算要求希望調査
	16	備品購入希望調査
	17	安全点検表
	18	施設営繕点検関係書
	19	校内会計予算・決算
	20	学級・学年・進路指導
	21	寄附金・PTA・後援会
	22	部活動・健全育成会
	23	その他会計
児童生徒	24	入学・卒業関係書
	25	児童生徒個人(家庭)調査票
	26	児童生徒名簿
	27	地区別児童生徒名簿
	28	自転車・バス等通学者名簿
	29	部活動生徒名簿
	30	各種児童生徒連絡網
	31	児童生徒体力測定結果
指導	32	成績表
	33	学校・学級・学年通信
	34	指導案
	35	生活指導関係書
	36	生活指導に関する調査
	37	進路指導関係書
	38	進路希望調査
	39	教科指導関係書
	40	校内就学適正指導委員会資料
	41	人権同和教育関係書
	42	道徳教育関係書
	43	平和教育関係書
	44	視聴覚教育関係書
	45	公害・環境教育関係書
	46	情報教育関係書
	47	図書館教育関係書(図書館だより)
	48	スクールカウンセラー関係書
	49	ボランティア教育関係書
	50	社会教育関係書
	51	健全育成会関係書
	52	各種アンケート(いじめ、生活指導、人権同和教育等)
	53	教務手帳
保健安全給食	54	保健安全関係書(保健だより)
	55	学校保健(健康)調査
	56	給食関係書

別表第1(その3)(第6条関係)

豊後大野市立学校文書分類基準表(表簿)


豊後大野市立学校文書分類基準表(往復文書)
大分類		中分類		保存年限	内容
0	総務	01	例規通達	5
		02	調査統計	5	学校基本調査、学校調査表、児童生徒及び学級数の実数報告、年次有給休暇等報告書、公立学校の学級編成及び教職員配置等の実態調査、帰国児童生徒在籍状況等実態調査、教材費調査、就学前教育普及状況調査、交通遺児調査、卒業後の進路調査、地方教育費調査、公立学校施設実態調査、問題行動等生徒指導上の諸問題調査、人権に配慮した職務遂行計画、学校教育研究主題、児童、生徒の運動能力調査、教育の情報化の実態等に関する調査、道徳教育推進状況調査、性に関する指導実態調査、児童生徒定期健康診断の調査、産休・育休予定者調査、教員給与実態調査、児童生徒数見込み調査　等
		03	申請・届	5	公印に関する申請書、学校管理規則及び服務規程による届・申請、免許状授与申請、営利企業従事許可願、兼職承認申請、改姓届、死亡届
		04	出張要請	5
		05	市職	5	人事・服務・賃金・出張文書等、市職員に関するものを全て含む
		06	その他公文書	5	学校評価
		07	雑文書	5	各種作品募集・結果
1	財務	11	予算	5	※センターが保管している予算要求関係書については10年保存
		12	教材・理振	5
		13	交付金・補助金	5	魅力(特色)ある学校づくり補助金、ボランティア、各種大会等出場補助金、遠距離通学補助認定通知
		14	物品	5
		15	施設	5	施設使用
2	児童生徒	21	児童・生徒	5	遠距離通学生徒名簿、長期欠席生徒通知、入学予定者名簿、卒業予定者名簿
		22	就学援助	5	就学援助、生活保護、特別支援教育奨励費
		23	学籍	5	児童生徒異動及び長期欠席児童生徒報告・通知
		24	転学・転入学	5	転入学関係、学区外・区域外就学関係
		25	教科書	5	※センターで保管する納入指示、需要数報告等の控えも5年保存
3	指導	31	指導関係	5	学力向上、学力調査
		32	進路指導	5
		33	生活(生徒)指導	5
		34	特別支援教育	5
		35	その他の教育	5	人権同和教育、道徳教育、平和教育、視聴覚教育、公害・環境教育、情報教育、図書館教育、SC
		36	中体連・中文連・部活動	5
4	保健安全給食	41	保健	5	保健安全、日本スポーツ振興センター
		42	安全	5	交通安全、火災、水泳、登山、不審者情報、不審電話情報等
		43	給食	5	学校給食牛乳注文書受領書、給食、食育
5	人事給与	51	人事	5	転任関係書類送付書、人事、異動、人事評価、内申書
		52	服務	5	服務規律
		53	職専免	5
		54	免許	5	教員免許
		55	給与	5	退職手当、電算報告、特例計算
		56	昇給昇格	5
		57	旅費	5
6	福利厚生	61	共済	5
		62	児童手当	5
		63	互助会	5
		64	公務災害	5

別表第2(第17条関係)

文書記号一覧表　その1


学校名	文書記号
菅尾小学校	菅尾小
百枝小学校	百枝小
三重第一小学校	三重第一小
三重東小学校	三重東小
新田小学校	新田小
清川小学校	清川小
緒方小学校	緒方小
朝地小学校	朝地小
大野小学校	大野小
千歳小学校	千歳小
犬飼小学校	犬飼小
三重中学校	三重中
清川中学校	清川中
緒方中学校	緒方中
朝地中学校	朝地中
大野中学校	大野中
千歳中学校	千歳中
犬飼中学校	犬飼中
東部学校支援センター	東部支セ
西部学校支援センター	西部支セ

文書記号一覧表　その2


小中一貫教育校名	文書記号
清川小中学校	清川小中
朝地小中学校	朝地小中
千歳小中学校	千歳小中