(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めのあるもののほか、本市における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるように努めなければならない。

(定義)

第3条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書主管課長の職務)

第4条　文書主管課長は、郵便等(郵便物・メール便・FAX等)文書の受領、配布及び発送に関する事務を処理するほか、本市における円滑適正な文書事務の処理の指導に努めなければならない。

(所管課長の職務)

第5条　課長は、課の所管する文書の収受及び保管に関する事務を処理するほか、完結した文書の内容についても正確に把握し、所管する課における円滑適正な文書事務の処理、保存及び保存期間満了文書の廃棄等、適切な措置に努めなければならない。

(文書主任及び文書取扱者)

第6条　各課に文書事務を円滑適正に処理するため、所管課長の命の下、文書主任及び文書取扱者を置く。ただし、文書主任は、文書取扱者を兼務できるものとする。

(文書の種類)

第7条　文書の種類は、おおむね次に掲げるとおりとする。

(備付帳簿)

第8条　文書主管課は、次に掲げる帳簿を備えるものとする。

(一般文書の記号及び番号)

第9条　一般文書には、次に掲げるところにより記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、記号及び番号を省略することができる。

(法規文書等の記号及び番号)

第10条　法規文書、公示文書及び令達文書には、次の各号に掲げる文書の区分に従い、当該各号に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。

(到達文書の処理)

第11条　到達した文書は、すべて文書主管課で収受し、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(数課に関係のある文書)

第12条　2以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課に配布するものとする。ただし、所管が明らかでないもの又は異例に属するものは、上司の指示を受けなければならない。

(到達文書の処理の特例)

第13条　課に直接持参した文書のうち定例又は軽易なものについては、第11条の規定にかかわらず、その課において適宜処理することができる。

(勤務時間外の文書の収受)

第14条　勤務時間外に到達した文書等は、当直者が収受し、文書主管課長に引き継ぐものとする。ただし、特別な取扱いを必要とするものは、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(料金不足の郵便物の処理)

第15条　料金未納又は不足の郵便物のうち、官公署から発せられたものその他文書主管課長が必要と認めるものは、その料金を支払って収受することができる。

(文書の返付)

第16条　文書主任は、その所管に属しない文書が配布されたときは、直ちに文書主管課長に返さなければならない。

(処理の原則)

第17条　文書主任は、文書を収受したときは、直ちに閲覧し、自ら処理するもののほか、その文書の担当者を定め、速やかにこれを処理させなければならない。

(起案)

第18条　起案は、文書管理システムによる決裁伺書を用い、次に掲げるところにより作成及び登録しなければならない。

(決裁)

第19条　決裁を受ける文書は、関係課員に回覧した後、上司の決裁を受けなければならない。

(合議)

第20条　起案文書で他の課に関連のあるものは、所管の課長の決裁を得た後、関係課長に合議しなければならない。

(議案等の合議)

第21条　次に掲げる文書は、法規主管課に合議し、その審査を受けなければならない。

(決議等の特例)

第22条　秘密の取扱いを要する文書は、第18条及び第19条の規定にかかわらず、上司の指示を受けて処理することができる。

(重要文書等の取扱い)

第23条　重要又は秘密の文書は、封筒に入れる等関係者以外の者に見られないように取り扱わなければならない。

(決裁日付)

第24条　決裁済みの文書(以下「原議」という。)には、その所定欄に決裁日を記入するとともに文書管理システムにおいて当該決裁日を入力しなければならない。

(原議又は起案文書の変更等)

第25条　原議を取り消し、撤回し、又はその内容について変更をする必要が生じたときは、その理由及び原議を付して、その旨の決裁を受けなければならない。この場合において、関係する課長にその旨を通知し、又は合議しなければならない。

(電話又は口頭による照会等の取扱い)

第26条　電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要と認められるものについては、その要領を摘記してこの章の規定により処理しなければならない。

(浄書及び照合)

第27条　原議の浄書は、当該課において行う。

(押印)

第28条　発送する文書には、公印を押さなければならない。この場合において、必要があると認められるときは、併せて契印を押すものとする。

(電子公印を使用する文書の取扱い)

第29条　電子公印を使用する文書の取扱いに関しては、文書主管課長が別に定める。

(課における発送文書の処理)

第30条　課において発送する文書は、次に掲げるところにより処理しなければならない。ただし、支所における発送文書は、この限りでない。

(文書主管課における発送文書の処理)

第31条　文書主管課において文書を発送するときは、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(ファクシミリによる文書の取扱い)

第32条　ファクシミリにより送信し、又は受信する文書の取扱いに関しては、別に定める。

(電子メールによる文書の取扱い)

第33条　電子メールにより送信し、又は受信する文書の取扱いに関しては、別に定める。

(対内文書の配布)

第34条　各課間における軽易な文書の配布は、文書主管課の文書配布棚を利用して行うものとする。ただし、課において直接配布することが適当であると認めるものは、この限りでない。

(文書の完結)

第35条　処理済みの原議には、完結した旨を表示しなければならない。

(整理の原則)

第36条　文書は常に整理し、重要なものについては、非常災害時に際し、いつでも持出しができるよう適当な措置を講じておかなければならない。

(完結文書の整理)

第37条　完結した文書は、第40条に規定する文書分類表により文書名ごとに取りまとめ、次に掲げるところにより編集及び製本をしなければならない。

(収蔵)

第38条　所管課長は、製本等をした文書について、保存文書台帳を作成し、書庫に収蔵しなければならない。

(文書の種別及び保存期間)

第39条　文書の種別及び保存期間は、次に掲げるとおりとする。ただし、特に必要があると認めるときは、市長の決裁を経て保存期間を伸縮することができる。

(文書分類表)

第40条　文書の分類は、文書主管課長が別に定める文書分類表によるものとする。

(書庫)

第41条　書庫は、文書主管課長が管理する。

(書庫の清掃等)

第42条　書庫は、常に清潔にし、整理しておかなければならない。

(保存文書の整備)

第43条　書庫に収蔵した文書(以下「保存文書」という。)は、種別、分類別及び保存番号順に整理しなければならない。

(保存文書の閲覧)

第44条　職員以外の者は、保存文書を閲覧することができない。ただし、市長の許可を得たときは、この限りでない。

(閲覧の方法)

第45条　保存文書を閲覧しようとする者は、保存ファイル貸出票(様式第13号)により所管課長の承認を得なければならない。

(保存期間満了の文書の取扱い)

第46条　所管課長は、毎年1回保存期間の満了した保存文書を廃棄しなければならない。