○豊後大野市病院事業文書規程
平成19年3月30日
病院事業管理規程第10号
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 文書取扱帳簿(第7条―第9条)
第3章 文書の収受、配布及び処理(第10条―第16条)
第4章 起案及び決裁(第17条―第29条)
第5章 文書の施行(第30条―第34条)
第6章 文書の整理、保存、廃棄等(第35条―第46条)
第7章 秘密文書の取扱い(第47条―第54条)
第8章 補則(第55条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、豊後大野市民病院(以下「病院」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常に処理経過を明らかにし、検索しやすいように整理し、事務能率の向上に努めなければならない。
(文書事務の統括)
第3条 事務長は、病院における文書事務を統括する。
2 事務長は、各部の文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導及び改善に努めなければならない。
(所属長の責務)
第4条 各部の各所属部署の長(以下「所属長」という。)は、当該所属部署における文書事務の円滑かつ適正な処理に努め、当該所属部署の文書取扱担当者に対し必要な指示をする。
(文書取扱担当者)
第5条 文書事務の正確かつ適正な処理を図るため、各所属部署に文書取扱担当者を各1人置く。
2 文書取扱担当者は、所属職員のうちから所属長が指名する。
(文書取扱担当者等の職務)
第6条 文書取扱担当者は、当該所属部署の文書の審査を行う。
2 文書取扱担当者は、次に掲げる事項について関係職員を指導する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の整理、保管及び廃棄に関すること。
(3) 文書事務の改善に関すること。
(4) その他文書事務に関し必要なこと。
第2章 文書取扱帳簿
(事務室の備付帳簿)
第7条 事務室に公告式番号簿を置く。
2 事務室に特殊郵便物処理簿を置く。
(各所属部署の備付帳簿)
第8条 各所属部署に必要に応じて次の帳簿を置く。
(1) 文書受発簿
(2) 保存文書目録
(3) その他必要な帳簿
(帳簿の作成)
第9条 前2条に規定する帳簿は、会計年度により作成しなければならない。ただし、公告式番号簿は、暦年により作成するものとする。
第3章 文書の収受、配布及び処理
(到達文書の取扱い)
第10条 病院に到達した文書は、病院の事務室において収受し、事務室文書取扱担当者が親展文書(「秘」を含む。以下同じ。)を除きすべて開封し、文書の収受手続を経て、担当所属部署に配布する。
2 2以上の所属部署に関係のある文書は、その関係の最も深い所属部署に配布する。この場合において、その関係の度合いを定め難いもの又は異例に属するものは、事務長がその配布先を定める。
(1) 書留、配達証明、内容証明、特別送達等の特殊取扱いをする郵便(速達を除く。)による文書は、事務室文書担当者が、当該文書の封筒に受付印を押して特殊郵便物処理簿に記載の上、文書の収受手続を経て、文書取扱担当者に配布する。この場合において、訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の得喪又は変更に関係がある文書にあっては、当該文書の封筒に収受時刻を記入すること。
(2) 電報 事務室において受付印を押すとともに、収受時刻を記載し、直ちに担当所属部署に配布すること。
(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)
第12条 病院に到達した文書で郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他事務長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。
(1) 親展文書を除きすべて閲覧すること。
(2) 文書の余白に受付印を押すこと。ただし、次に掲げるものは、受付印の押印を省略することができる。
ア 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する文書
イ 定例又は軽易と認められる文書
(5) 親展文書は、直接名あて人に渡すこと。
(他の部に関係のある収受文書の取扱い)
第15条 収受した文書のうち他の所属部署に関係のある文書は、速やかに関係のある所属部署に供覧するか写しを送付し、必要がある場合は写しをもって同時に照会する等適当な措置を講じなければならない。
(処理方針及び即日処理の原則)
第16条 所属長は、収受した文書の処理に当たり、自ら処理するもののほか、当該事務を担当する主任又は主幹(以下「担当主任等」という。)に処理方針を示し、絶えず文書の処理に留意し、事案が完結するまでその経過を把握しておかなければならない。
2 当該事務の担当者は、事案を次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 原則として即日処理すること。
(2) 処理期限のあるものは、必ずその期限までに処理すること。
3 次に掲げるものは、その文書の余白に「一応供覧」と朱書きし、意見等を付して速やかに上司に供覧し、その指示を受けなければならない。
(1) 重要な事案で処理について直接上司の指示を必要とするもの
(2) 処理について長期の日時を要すると認められるもの
第4章 起案及び決裁
(起案の要領)
第17条 事案の処理は、原則として文書によるものとし、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 文書の起案は、起案用紙を用いること。ただし、起案用紙のうち継続紙については、当該文書の保存期間に耐える他の用紙を用いることができる。
(2) 法令等で規定されている様式がある場合は当該様式により、収受文書で定例又は軽易なものは当該文書の余白に処理案を朱書きすることにより、それぞれ処理すること。
(3) 関連事項は、支障のない限り一括して起案すること。
(4) 2以上の所属部署の所管に属する事務に関するものであるときは、あらかじめ関係各所属部署と十分協議し、最も関係の深い所属部署で起案し、関係の所属部署に合議すること。
(5) 起案文書には、内容のよくわかる標題を付け、処理の目的、理由、説明、経過等を記し、必要のあるときは、関係法令、例規、予算関係等を付記するとともに、関係文書及び参考資料を添付すること。
(6) 豊後大野市病院事業事務決裁規程(平成19年豊後大野市病院事業管理規程第8号。以下「決裁規程」という。)の定めるところにより決裁区分及び合議先を記入すること。この場合において、合議は最小限にとどめなければならない。
(7) 字句を加除訂正したときは、その箇所に認印すること。
(8) 起案者の所属、起案年月日、保存期限、文書分類番号等所要事項を記入すること。
(文書の審査)
第18条 施行を要する文書(病院内文書を除く。)は、担当主任等に回議したのち、文書取扱担当者の審査を受けなければならない。ただし、例文的なもの、様式が既に定まっているもの及び事案が定例又は軽易なものは、この限りでない。
2 文書取扱担当者が行う文書審査は、適正な文書が作成されるよう、主としてその形式について行うものとする。
3 審査の結果、軽微な修正にとどまるものは修正の上これを回議し、再度作成の必要があると認めるものは担当班長と協議し、調整するものとする。
(回議及び合議の順序)
第19条 起案文書は、必要な関係職員に供覧の上、担当職員から担当主任等へ順次所属上司を経て、決裁者の決裁を受けなければならない。
2 起案文書を合議する場合の順序は、次に掲げるとおりとする。
(1) 決裁規程第3条に規定する決裁区分(以下「決裁区分」という。)が「D」のものは、事務長の認印後合議先へ合議すること。ただし、他の所属長に合議する場合は、担当所属長の認印後とする。
(2) 決裁区分が「C」のものは、院長の認印後合議先へ合議すること。ただし、他の所属長に合議する場合は、担当所属長の認印後とする。
(3) 決裁区分が「B」以上のものは、管理者の認印後他へ合議すること。ただし、病院内に合議先がある場合は、前号の例にならうものとする。
(4) 前3号に規定するもののほか、2以上の合議先に合議を要するものは、当該事案に関係の深い所属長から合議すること。
(特別取扱い)
第20条 急を要するときの起案文書は、起案者又はその上司が携帯して回議し、又は起案用紙の上部に「至急」と朱書きしなければならない。
2 秘密を要する起案文書は、起案者又はその上司が携帯して回議しなければならない。
(代決及び後閲)
第21条 決裁者が出張又は休暇その他の事由により不在であるときに、決裁規程の定めるところにより代決した者は、起案文書の該当押印欄に「代」と朱書きしなければならない。この場合において、決裁者の後閲を要するものは、「要後閲」と明記し、代決後起案者の責任において速やかにその報告をしなければならない。
2 主任又は主幹相当職(以下「主任等」という。)以上の職にある者で決裁者より下位の職にあるものが不在であり、かつ、事案の処理について緊急を要するときは、起案文書の該当押印欄に「後閲」と明記し、決裁者の決裁を受けることができる。この場合において、決裁後起案者の責任において速やかに閲覧に供しなければならない。
(回議中の訂正)
第22条 回議を受けた者が、起案文書の内容を加除訂正したときはこれに認印し、特に重要な訂正の場合、欄外等にその理由を記入し認印しなければならない。
(合議文書の処理)
第23条 決裁規程の規定により合議を受けた者は、直ちに意見を調整し、異議のないときは認印し、意見があるとき又は決定に日時を要するときは、その理由を担当所属長に通知しなければならない。
2 合議先の認印は、主任等以上とする。ただし、審査又は記録を要するものその他特に必要があるものについては、この限りでない。
(合議文書の再回)
第24条 合議を受けた起案文書について、事案の決裁結果を知る必要がある場合は、再回を求めることができる。この場合においては、当該文書の所定欄に「要再回」と朱書きしなければならない。
2 前項の表示のある文書は、その施行に先だって、再回を求めた者に回付しなければならない。
3 前項の規定により再回された文書を閲覧したときは、「要再回」の箇所に認印し、起案者に返さなければならない。
(合議文書を変更し、又は廃案した場合の処置)
第25条 重要な合議事件であって、上司の命によりその原案を変更し、又は廃案したときは、起案者はその旨を合議先に通知しなければならない。
(決裁日)
第26条 決裁者の決裁を受けたときは、起案者は、決裁済みの起案文書(以下「決裁文書」という。)に決裁日を記入しなければならない。
(議案、法規文書等の処理)
第27条 議会の議案又は議会に提出する案件は、決裁文書を総務課長に送付しなければならない。条例、規則等(以下「例規文書」という。)を公示令達しようとするときも、また同様とする。
(電話又は口頭による照会等の取扱い)
第28条 電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要と認められるものは、その要領を明記し、この規程により処理しなければならない。
(ファクシミリ送信文書の取扱い)
第29条 官公署との間における照会、回答、報告等のファクシミリでのやり取りは、相手方がファクシミリでのやり取りを了承した場合は文書として取り扱うものとする。この場合においては、送信又は受信の確認を電話等でとらなければならない。
第5章 文書の施行
(文書の記号番号)
第30条 施行を要する文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。ただし、契約書、表彰状、辞令その他これに類する文書及び事務連絡等軽易な文書については、省略することができる。
(1) 記号は、「豊病」のように「豊」の文字を冠して、事務長が定めた文字を付けること。また、病院内文書については、「事庶内」のように課の頭文字の次に事務長が定めた文字及び「内」の文字を付けること。
(2) 番号は、記号に続けて「第○○号」と記載し、文書件名簿により付けること。
(3) 番号は、原則として会計年度による一連番号とすること。
(4) 同一事案に係る往復文書は、原則として完結するまで同一番号を用いること。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。
(1) 管理規程、訓令及び告示は、「豊後大野市病院事業管理規程第○号」のように、豊後大野市病院事業の次にその種別を付け、番号は公告式番号簿により暦年による一連番号とすること。
(2) 指令は、「豊後大野市病院事業指令第○号」のように、豊後大野市病院事業を冠して「指令」と表示し、次に課の頭文字及び番号を付けること。この場合において、番号は原則として文書件名簿により付けること。ただし、件数の多い場合は指令番号簿を設けることができる。
3 前2項の規定により記号及び番号を付したときは、決裁文書に施行日及び文書番号を記載しなければならない。
(発信者名及びあて先名)
第31条 施行を要する文書の発信者名は、原則として管理者その他法令により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)の職氏名とする。ただし、事務連絡等軽易と認められるものについては、事務長名等の職氏名を用いることができる。
2 官公署あてに発送する文書のあて先名及び発信者名は職名のみを用い、氏名を省略することができる。
3 病院内文書のあて先名及び発信者名は、原則として所属長名等の職名のみを用いる。
4 公印の印影を刷り込んだ文書を発信する場合においては、職名のみを用いることができる。
(事務担当の表示)
第32条 施行する一般文書には、必要に応じて当該文書の末尾に課名、係名及び電話番号を表示する。
(公印及び契印)
第33条 施行を要する文書は、法令等で定めるものを除き、すべて公印を押し、かつ、決裁文書と契印しなければならない。ただし、病院内文書及び軽易な文書は、公印及び契印を省略することができる。
2 病院内文書(辞令、身分証明書等権利義務に関するものを除く。)には公印を省略する。
3 公印は発信者名の最後の字の半分に掛けて押印する。
(文書の発送)
第34条 文書の発送は、事務室において行うものとする。
2 直接所属部署が発送する必要のある文書は、事務長の承認を得て、所属部署において発送することができる。
第6章 文書の整理、保存、廃棄等
(文書整理の原則)
第35条 文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際して支障がないよう、あらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。
2 文書は、的確に整理及び保管し、必要に応じて目的のものを迅速に取り出して利用できるように集中管理しなければならない。
3 未完結文書(決裁又は供覧等の事案の処理がまだ完結していない文書をいう。)は常にその所在を明らかにし、整理し、担当者以外の者でも当該文書の所在及び処理状況を知ることができるようにしておかなければならない。
(1) 議案 議会の議決を経た日
(2) 議会に報告する案件 議会に報告した日
(3) 例規文書 公示又は令達をした日
(4) 照会、進達、副申、申請等の往復文書 それらに対して回答、通達、許可の指令等を発送し、又はこれらが到達した日
(5) 伺い、復命書、届等で上司の決裁を必要とするもの その決裁が終わった日(供覧を必要とするものは、供覧が終わった日)
(6) 帳簿類 当該帳簿類閉鎖の日
(7) 訴訟関係書類 当該事件が完結した日
(8) 出納に関係する証拠書類 当該出納のあった日
(9) 契約関係文書 当該契約事項の履行の終わった日
(10) その他一般文書 当該文書の案件が施行された日
(完結文書の編集)
第37条 文書が完結したときは、担当者は、次に定めるところにより編集しなければならない。
(1) 文書保存類目の小分類ごとに整理し、目次を表紙の次に付けること。ただし、1年保存の文書については省略することができる。
(2) 編集は、会計年度(暦年によるものは、その年)によるものとし、施行月日順に編集し、他日指令又は回答があったときは、申請又は照会の次に編入すること。
(3) 2以上の分類に関連する事案に係る文書は、最も関係の深い分類によること。
(4) 相互に関係がある文書で、その保存期間が異なるものは、同一事案に係る文書として編集することが適当なときに限り、長期間の種別とすること。
(5) 付属図表等で文書に編入が不便なものは、紙袋等に収めて整理すること。
(6) 編冊の厚さは、10センチメートルを限度とし、それを超える場合は、分冊とすること。ただし、特に必要があるものは、この限りでない。
(7) 少量の文書は、数箇年を通じて合冊することができる。この場合、年度区分を明らかにするため区分紙を差し入れること。
(8) 各冊ごとに表紙及び背表紙を付けること。
(保存期間及び標準色)
第38条 完結文書の保存期間の種別及びその編集に当たっての標準色は、次のとおりとする。ただし、法令等で保存期間について別に定めのあるものは、当該法定期間によることができる。
種別 | 保存期間 | 標準色 |
第1種 | 永年 | 赤 |
第2種 | 10年 | 緑 |
第3種 | 5年 | 黄 |
第4種 | 3年 | 淡青 |
第5種 | 1年 | 白 |
2 文書の保存期間は、文書保存類目で定める。
(保存期間の起算)
第39条 完結文書の保存期間は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、文書番号が暦年によるものは、当該文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。
(完結文書の保存)
第40条 第37条の規定により編集した文書は、所属部署において保存するものとする。
(完結文書の保存)
第41条 文書取扱担当者は、前条の規定により保管した文書のうち、保存期間が3年以上のもの(以下「保存文書」という。)については、保存文書目録を作成するとともに、所属部署の書庫へ収納し、所定の年限保存しなければならない。
(書庫の管理)
第42条 書庫は事務長が管理し、保存文書の整理整とんに努めなければならない。
2 書庫内においては、火気を厳禁し、非常災害に対する処置を講じなければならない。
(文書の管理者)
第43条 文書は、それぞれの担当所属長が管理する。
(保存文書の貸出閲覧)
第44条 保存文書は、必要に応じ貸出し又は閲覧に供するものとする。
2 貸出し又は閲覧を受けようとする者は、担当所属長に届け出なければならない。
3 保存文書の貸出期間は、5日以内とする。ただし、やむを得ない理由があるときは、この限りでない。
4 保存文書は、病院外に持ち出し、又は他に転貸することはできない。ただし、特に必要がある場合で担当所属長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の廃棄)
第45条 保存期間が満了した文書は、速やかに廃棄しなければならない。
2 保存期間が満了した文書であっても、なお保存の必要があると認めるときは、さらに年限を定めて保存することができる。
3 「永年」保存文書は保存期間が10年を過ぎれば、適宜保存の必要性を検討し、廃棄できるものは積極的に廃棄するようにしなければならない。ただし、歴史的価値の認められるものは、なお保存に努めなければならない。
(廃棄上の注意)
第46条 廃棄しようとする文書で秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却し、又は裁断するなど適当な処置をしなければならない。
第7章 秘密文書の取扱い
(秘密の保持)
第47条 秘密の保持を要する事項を内容とする文書(以下「秘密文書」という。)は、特に細心の注意を払って取り扱い、当該文書に関係のある者以外の者には、その内容を漏らしてはならない。
2 秘密文書が紛失し、又はその秘密が漏れたときは、直ちに事務長に報告しなければならない。
(秘密文書の指定)
第48条 秘密文書の指定は、事務長が行う。
2 秘密文書の指定は、必要最小限度にとどめなければならない。
(秘密文書の表示)
第49条 秘密文書で、秘密の取扱いを要する時期を限らないものにあっては、「秘」の文字を、当該時期を限ったもの(以下「時限秘の秘密文書」という。)にあっては、「時限秘」の文字を朱書きしなければならない。ただし、朱書きが困難な秘密文書については、事務長が定める方法によりその旨を表示しなければならない。
2 時限秘の秘密文書には、秘密の取扱いを要する期限(以下「秘密取扱期限」という。)を明記しておかなければならない。
3 文書の性質上、秘密であることが職員に明らかな秘密文書で、事務長の指定する文書については、第1項の表示を省略することができる。
(秘密文書の指定の解除)
第50条 事務長は、秘密文書について、秘密の取扱いを要しなくなったときは、秘密文書の指定を解除する。
2 前項の規定にかかわらず、時限秘の秘密文書にあっては、秘密取扱期限の到来により、指定が解除されたものとみなす。
(秘密取扱期限の変更)
第51条 事務長は、時限秘の秘密文書で、秘密取扱期限が到来する前に当該文書の秘密取扱期限を変更する必要があると認めるときは、その取扱期限を変更する。
(秘密文書の複写、配布等)
第52条 秘密文書は、複写してはならない。ただし、事務執行上必要がある場合にのみ、事務長は、複写することができる。
2 前項ただし書の規定により複写した文書を配布する場合は、その部数及び配布先を明らかにしておかなければならない。
(秘密文書の決裁)
第53条 秘密文書は、起案者又はその上司が自ら持ち回って決裁を受けなければならない。
(秘密文書の保存)
第54条 秘密文書の保存は、事務長が行い、秘密の保持に努めなければならない。
2 秘密文書は、他の文書と区別し、施錠のできる保管庫等に厳重に保管しておかなければならない。ただし、秘密文書の形状、利用の状態等から保管庫等に保存しておくことが不適当なものにあっては、他の方法によることができる。
第8章 補則
(その他)
第55条 この規程に定めるもののほか、必要な諸様式及び事項は、病院事業管理者が別に定める。
附則
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月31日病管規程第6号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年9月30日病管規程第7号)
この規程は、平成22年10月1日から施行する。
附則(平成24年3月28日病管規程第10号)
この規程は、平成24年4月1日から施行する。