○豊後大野市消防本部事務取扱規程
平成17年3月31日
消防本部訓令第4号
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めるものを除くほか、豊後大野市消防本部(以下「本部」という。)における事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(文書件名簿等)
第2条 文書の取扱いのため、総務課及び警防課に次のとおり帳簿を置く。
総務課
(1) 文書件名簿
(2) 書留文書件名簿
(3) 親展文書受付簿
(4) 金券受付簿
(5) 電報受付簿
(6) 口頭申告簿
(7) 公示令達番号簿
警防課
(1) 建築同意収発簿
(2) 危険物関係申請等受付簿
(3) 危険物関係許認令達番号簿
(4) 火薬類関係申請等受付簿
(5) 火薬類関係許認令達番号簿
(6) 諸届出書受付簿
(7) 口頭申告簿
(8) 救急搬送証明台帳
(9) り災証明台帳
(文書の記号及び番号)
第3条 総務課において文書件名簿に登載する文書には、記号及び番号を付さなければならない。
2 文書の記号は、豊後大野市消防本部の頭文字「消防」を用い、親展文書については、その上に更に「秘」の一字を加える。
3 文書の番号は、毎年4月1日に始まり3月31日に終わる一連番号によるものとする。ただし、同一事件に属する文書については特に必要があるときのほか、その事件の完結するまで同一の番号を用いなければならない。なお、軽易なものは号外とすることができる。
(文書の収受及び配布)
第4条 本部に到着した文書は、総務課において収受し、親展及び入札の表記あるものを除きすべてこれを開披して欄外に受付印を押し、書留文書は書留文書件名簿に、普通文書は総務課文書件名簿に登載の上、主管係長に配布し、証印を受けなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、消防法(昭和23年法律第186号)、豊後大野市火災予防条例(平成17年豊後大野市条例第247号)並びに大分県の事務処理の特例に関する条例(平成11年大分県条例第37号)により豊後大野市が処理することとされた火薬類取締法(昭和25年法律第149号)、火薬類取締法施行令(昭和25年政令第323号)、火薬類取締法施行規則(昭和25年通商産業省令第88号)及び同法の施行のための大分県規則の規定によるものについては警防課において収受し、欄外に受付印を押し、次の区分により帳簿に登載し処理するものとする。
(1) 建築同意の文書については、建築同意収発簿
(2) 危険物関係の許認可申請書及び届出書については、危険物関係申請等受付簿
(3) 火薬類関係の許認可申請書及び届出書については、火薬類関係申請等受付簿
(4) 前3号を除く届出書については、諸届出書受付簿
(親展文書)
第5条 親展文書は、受付印をその封皮に押し、親展文書受付簿に登載の上、受信者に配布し、証印を受けなければならない。
2 封皮に入札書の表記があるものは受付印を封皮に押し、親展文書受付簿に登載の上、閉披のまま主管課に配布し、証印を受けなければならない。
(金券の取扱い)
第6条 現金、金券又はこれに類するものを添付した文書は、開披して金品受付簿に登載し、文書の欄外に受付印を押すと同時に金券添付の旨を記入し、主管課長に配布し、証印を受けなければならない。
(権利に関する文書)
第7条 訴えの提起、訴訟及び異議の申立てその他収受日時が権利の得喪に関する文書は、第4条に規定するほか、収受時刻を件名簿欄外左肩に記載証印し、その封皮のあるものは、これを添付して直ちに配布しなければならない。
(電報の処理)
第8条 電報は、電報受付簿に記載の上、親展は閉披のまま名宛人に、親展以外のもので約字を用いたものは訳文を付して直ちに主管課長に配布し、証印を受けなければならない。
(口頭又は電話による取扱い)
第9条 緊急のため書面によるいとまのないとき、又はこれを徴収する必要がないと認める願い届に限り、主務係において、口頭申告簿にその要領を記載して処理するものとする。ただし、前段の場合にあっては、受付後速やかに書面を徴収しなければならない。
(執務時間外の文書受理)
第10条 文書及び口頭申告は、執務時間外でも受理しなければならない。
2 前項の規定によって受理した文書で急を要し、件名簿に登載せず処理したときは、処理した後件名簿に登載しなければならない。
(直接受理する文書)
第11条 緊急を要する文書(第4条第2項に定めるものを除く。)で本人又は代人が携帯出頭し、受理したときは、直ちに総務課に回付しなければならない。
(郵便料不足の文書)
第12条 郵便料の未納又は不足の郵便物は、官公署又は官公吏の発送のもののほかは収受することができない。
(関連文書の配布)
第13条 2以上の係に関連する文書は、その関係の最も深い課に配布しなければならない。主管課が明らかでないときは、総務課長がその所属を定める。
(配布を受けた文書の処理)
第14条 配布を受けた文書は、課長において速やかに担当者を定め遅滞なくこれを処理しなければならない。
2 前項の場合において、速やかに上司の閲覧に供さなければならないと認めるもの又は調査等のため特に日時を要するものは「一応供覧」の文字を欄外に朱書し、主務者において意見等を付して供覧しなければならない。なお、重要な文書で上司の指揮により処理する必要があるものは、担当者自ら携行してその指揮を受けなければならない。
(発議)
第15条 事務処理の発議は、起案用紙を用い、次に掲げる事項に従い、起案しなければならない。ただし、軽易な事務又は閲覧にとどまるものは、文書の余白に必要事項を朱書して回議することができる。
(1) 件名、起案者職氏名印及び起案年月日を明記すること。
(2) 重要な事件については、立案の趣旨を前議として摘記すること。
(3) 立案の経過をわかりやすくするため、参考として関係書類又は法規を添付すること。
(4) 文書は簡単平易に口語体で、文字はかい書又は行書をもって正確に記入し、訂正を加えた箇所には認印を押さなければならない。
(決裁)
第16条 決裁を受ける文書は、関係課員に回議した後上司の決裁を受けなければならない。
2 特に重要又は異例に属するものは、起案者自ら携行して決裁を受けなければならない。
3 機密又は親展文書の起案は上欄外に「秘」と朱書し、封筒に納めて提出し、特に慎重な取扱いを要するものは起案者自ら携行して決裁を受けなければならない。
4 急を要する起案は赤紙を上部にはり付け、特に急を要するものは起案者自ら携行して決裁を受けなければならない。
(合議)
第17条 他課に関連する事件は、その合議を経て決裁を受けなければならない。ただし、特に緊急やむを得ない場合は、直ちに上司の決裁を経て処理した後、関係課に回覧することができる。
2 前項の合議事件について関係の意見が異なるときは互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは上司に各所見を陳述してその決裁を受けるものとする。
3 起案文書の回議中原案を加除訂正したときは、これに認印し、特に重要な訂正の場合は、欄外等にその理由を記入し認印しなければならない。
4 予算、経理、人事及び本部行事等に関係ある事案は、総務課を経由しなければならない。
(後閲)
第18条 回議書類で上司不在等のため代行した場合に、特に重要又は異例と認めるものは代行者において「後閲」と朱書し、起案者は、上司在庁の際その書類を後閲に供さなければならない。
第19条 一定期間内に調査しなければならない事件でその期限内に調査を終わらないとき、また、配布を受けた文書及び命令を受けた事件で当日処理することができないときはその事由を具して上司の指揮を受けなければならない。
(文書の閲覧)
第20条 主務者でその主管事務に関する公文書を閲覧させるときは、主管課長(特に異例又は重要なものにあっては、消防長)の承諾を受けなければならない。
(文書の処理てん末)
第21条 起案文書で決裁を終わったものは、決裁年月日を記入し、施行を要するものは速やかに施行し、その年月日を記入するとともに事件が完結したときは主管課においてその文書に「完結」の印を押し、直ちに総務課に回付しなければならない。
2 総務課において前項文書の回付を受けたときは、文書件名簿に完結の年月日を記入し、完結の印を押すものとする。
3 前2項の処理を終わった文書は、主管課において、前年度から引き続いた事件は完結と同時に、その他は毎年度末までに整理して編集し、製本し、及び保管しなければならない。
(令達の種類)
第22条 令達の種類を次のように定める。
(1) 告示 一般又は一部に公示するもの
(2) 訓令 管轄下の消防機関又はその長に指揮命令するもの
(3) 内訓 訓令の機密に属する事項を指揮命令するもの
(4) 達 個人又は団体に対し特定の事項を示達するもの
(5) 指令 申請又は願いに対して許可等の指示命令するもの
2 令達は、危険物関係の許認可(消防法第10条ただし書に規定するものを除く。)、火薬類関係の許認可及び予算を伴うものについては市長名、その他のものにあっては消防長名をもって行うものとする。
(令達番号)
第23条 令達文書は、総務課(危険物関係許認可及び火薬類関係許認可については、警防課)において各種類ごとに暦年(前条第1項第5号に係るものについては会計年度)による一連番号を付して令達番号簿に登載の上、速やかに公示し、又は処理しなければならない。
(公示)
第24条 告示は、豊後大野市公告式条例(平成17年豊後大野市条例第3号)により公告しなければならない。
(発送文書)
第25条 発送を要する決裁済の文書は、総務課において文書件名簿に登載し、主管課で浄書し、及び必要な包装をし、郵送を要するものは特に急を要するもののほか、退庁時限前1時間までに総務課に回付するものとする。
2 発送文書は全て原議と契印し、公印を押さなければならない。ただし、文書の性質上不用と認めるものは、これを省略することができる。
3 前2項の規定にかかわらず、建築同意関係の文書は、警防課において確認申請書(建築基準法施行規則(昭和25年建設省令第40号)に定めるもの)の消防関係同意欄に同意印を押し、建築同意文書収発簿に登載し、発送しなければならない。
(公文書)
第26条 部外に発送する文書は、消防本部又は消防長名をもってしなければならない。ただし、往復文書については、その受けたものの職名をもってする。
2 軽易な通知依頼及び照会文書は、次長名をもってすることができる。
(公文書)
第27条 公文書は、別に定めのあるもののほか、横書きとして記号、番号、年月日、宛先及び発送者職氏名を記し、印を押し、契印で原議書と割印しなければならない。
(文書の編集)
第28条 文書は事件ごとに一括し、完結の上主管課の文書取扱責任者において各種目ごとに編集する。ただし、同一事件で数種目に関連するものはその主たる一方に編集し、他の一方には謄本又はその事由を記載した書類を編集しなければならない。
2 文書の編集は、紙数の多寡によりこれを分合し、又は数年通じてつづることができる。
(文書の編集区分)
第29条 文書の編集は、すべて完結の日から会計年度をもって分界する。ただし、火災統計に関する文書は、暦年により分界する。
2 完結の文書は1年保存を除くほか、編集完了の翌年3月まで、予算及び経理に関する文書は出納閉鎖後1か月までに装丁の上、索引を付し、表紙に書目、年次及び保存年限を朱書し、これを総務課に引き継がなければならない。
3 総務課において各課の編集書類の引継ぎを受けたときは、直ちに文書目録に登載して、これを保存しなければならない。
4 例規又は数年にわたる事件に関する簿冊その他事務処理上特に必要とするものは、消防長の承認を受け、主管課において保管することができる。
(文書の保存年限)
第30条 文書の編集、類目及び保存年限は、各課ごとに消防長の決裁を受けて定める。
2 文書の保存年限は、永年、10年、5年、3年及び1年の5種類とする。
3 文書の保存年限は、事件の完結した翌年度から起算する。ただし、火災統計文書については、完結した翌年とする。
(保存文書の閲覧)
第31条 執務上、保存文書を閲覧しようとする者は、総務課長の承認を受けなければならない。また、借覧中の文書は、特に消防長の許可を受けたときのほか転貸し、又は庁外に持出しすることはできない。
2 職員でない者は、消防長の許可を受けなければ保存文書の閲覧又は謄写をすることはできない。
(保存文書の手入)
第32条 倉庫内の簿冊は、毎年少なくとも1回は外に出して手入れし、なお適当な方法で保存しなければならない。
(保存文書の処分)
第33条 保存期限の満了した文書は主管課で再閲の上、必要があると認めるものは、これを延期し、又は永年保存の文書で法令の改正によるか、又はその事由により必要がなくなったものは消防長の決裁を経てこれを廃棄することができる。ただし、廃棄処分の文書で印章その他転用のおそれがあるもの、他人の名誉信用に係わるもの又は秘密に属するもの等は、これを抹消し、又は裁断し、若しくは焼却しなければならない。
(準用)
第34条 この訓令は、豊後大野市消防署の事務取扱いについて準用する。
(その他)
第35条 この訓令に定めるもののほか、事務の取扱いに関し必要な事項は、消防長が定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年3月31日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、解散前の大野郡消防組合消防本部事務取扱規程(昭和46年大野郡東部消防組合規程第1号)の規定によりなされた手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。
附則(平成27年4月14日消本訓令第3号)
この訓令は、公示の日から施行する。
附則(令和2年3月17日消本訓令第1号)
この訓令は、告示の日から施行する。
附則(令和5年9月13日消本訓令第3号)
この訓令は、公示の日から施行する。